Laserfiche WebLink
Roseville  2012 ‐2016  Parks  and  Recreation  Renewal  Program   <br />                     Public  engagement  strategy  1 ‐17 ‐13   <br />                     Page  6   <br />  <br />3  Construction  schedule  and  impacts   <br />on  park  use   <br />Open  house  Parks  and  Recreation   <br />Department  staff  and   <br />consultant   <br />  <br />Even  though  no  park  in  the  community  is  the  same, meetings  should  generally  following  a  similar   <br />format  and  agenda  to  ensure  consistency  in  planning  and  implementation.  Some  parks  might   <br />necessarily  have  a  unique  agenda  due  to  circumstances  related  to  that  park; defining  a  park   <br />serving  Southwest  Roseville  will  require  a  different  approach  because  a  new  park  is  being  created   <br />and  because  the  creation  of  that  park  not  only  aligns  with  the  direction  of  the  Parks  and   <br />Recreation  Master  Plan  it  satisfies  a  goals  of  the  city’s  comprehensive  plan.  <br />Materials  might  be  presented  in  PowerPoint  to  aid  in  projecting  a  large  enough  image  of  the  plan   <br />and  as  a  way  of  demonstrating  process  and  schedule  discussion  items.  Having  display  boards  will   <br />allow  meeting  participants  to  more  closely  review  drawings  and  other  presentation  materials  at   <br />their  own  pace.  As  a  strategy  that  anticipates  meeting  participants’ needs, having  a  PowerPoint   <br />and  hard  copies  should  be  pursued.  The  PowerPoint  can  be  translated  to  a  PDF  file  for  posting   <br />on  the  city’s  website.  <br />Similar  to  meetings  conducted  during  the  Master  Plan, significant  time  will  be  directed  to   <br />resident  and  stakeholder  interactions.  Meeting  participants  will  be  assembled  in  small  groups  (if   <br />enough  people  are  present  to  allow  reasonably  sized  groups).  The  following  agenda  might  be   <br />used  as  the  general  prototype  for  most  initial  meetings  during  the  concept/master  planning  stage   <br />of  the  renewal  program:  <br />Initial  Concept/Master  Plan  Meeting  Agenda  (Meeting  1)  <br />Item  Topic  Description  Time  allowed <br />1  Introduction  Introductions  of  parks  and  recreation  staff,  <br />commission  members  present, consultants   <br />2  minutes <br />2  Parks  and  Recreation   <br />Master  Plan  as  guidance   <br />Overview  of  core  values  and  key  directions   <br />articulated  in  the  Master  Plan   <br />5  minutes <br />3  Park  renewal  program  Overview  of  the  renewal  program  and   <br />improvement  funding   <br />5  minutes <br />4  Concept  planning  process  Description  of  the  planning  process,  <br />meetings  during  the  planning  process, other   <br />opportunities  for  input   <br />5  minutes <br />5  Schedule  Schedule  for  planning  and  design;  <br />anticipated  construction  schedule; impacts   <br />to  park  use  and  programs   <br />5  minutes <br />6  Park  conditions  (small  group  discussion) Resident  and   <br />stakeholder  assessment  of  existing  park   <br />conditions  (comments  on  an  aerial   <br />photograph  of  the  park)  <br />15  minutes